Self Storage es la opción derecha para archivo de almacenamiento externo?

Si usted está almacenando, o piensan almacenar sus críticos de almacenamiento de documentos dentro de un auto administrado tienda - usted puede leer esto ...

Alrededor del 25% de todos los usuarios Auto Store son empresas comerciales. La mayoría de estas empresas utilizan el aparentemente flexible, seguro y asequible de salas de almacenamiento en gran medida como una forma de liberar espacio de oficina dentro de su lugar de trabajo. Y lo que es el tema del almacenamiento de elección para estas empresas? Sus archivos polvorientos de edad que han sido desordenados en las oficinas, en los gabinetes, en los estantes, en cajas de lo que parece una eternidad. Estos archivos son un dolor, una molestia, una monstruosidad. Legislación unidades de la longitud de tiempo que mantener los registros y esto puede a partir de 7 años a un alarmante 100 años o indefinidamente.

Bueno esto es verdad - la principal fuerza motriz para el mantenimiento de registros de negocios es de hecho para evitar los litigios, el cumplimiento normativo y también sólo para las buenas prácticas empresariales. Un gran número de empresas que deciden si a la libre gestión de sus documentos de la empresa están haciendo para un ahorro económico percibido y también un sentido de control y propiedad de dichos registros.

Pero echemos un vistazo a cómo un servicio profesional de gestión de documentos pueden superar con creces un auto administrados solución en muchos niveles. Empezaremos viendo algunas comparaciones simples financieros.

Los gastos de almacenamiento

Sin lugar a dudas mover los registros de una solución interna a un autogestionados tienda fuera de sitio ofrecerá una serie de ahorros para la empresa. El más destacado al mover los registros fuera de las instalaciones de una empresa sin ocupar espacio de oficina caro (a veces hasta £ 100 pies cuadrados), con muertos o de lento movimiento de los documentos. Mover estos archivos a un autogestionados almacenar y puede darse cuenta de algunos masiva, el ahorro inmediato. Sin embargo, un vistazo a la cantidad de que autogestionados habitación realmente tiene registros en ella. ¿Cuánto es el aire? ¿Cuánto es el espacio del pasillo? ¿Cuánto se toma con estanterías? ¿Cuántas cajas de archivos que puede almacenar sensiblemente en ese cuarto que usted paga? No mire el costo por pie cuadrado de trabajo de nuevo a un costo por caja.

Con un profesional fuera de los registros de solución de gestión de los sitios que simplemente pagar por lo que nada de lo que la tienda - más y nada menos. Echemos un vistazo a lo que el ahorro adicional se puede realizar cuando la empresa opta por una solución profesional en un autogestionados solución. Echemos una Sala de 100 pies cuadrados de la tienda para comenzar - Esta sensatez puede sostener el trasiego aproximadamente 250 estándar (1,1 cuft) cajas de archivo lleno de documentos. Una habitación de este tipo podría costar en algún lugar de la región de £ 30-60 por semana, dependiendo del tipo de habitación. Así que permite que los precios en el medio. A £ 45,00 por semana, esas cajas le costará un promedio de £ 9.36 por caja, por año. Y no olvide los costos adicionales de seguro de auto de almacenamiento que se requiere a menudo por encima de este precio. Dependiendo de los volúmenes, con una solución profesional fuera de sitio, más a menudo el coste más barato por caja a pagar. Normalmente de 250 cajas de archivo estándar que usted puede esperar ser citado en algún lugar de la región de £ 0,20 - £ 0,50 por caja por mes. Así que de nuevo tomar el término medio aquí (£ 0,35 por caja por mes), que equivale a un costo de sólo € 4.20 por caja por año a la tienda. Incluso en el extremo superior (£ 0,50), sólo funciona en £ 6,00 por caja por año. Legítimamente entonces usted podría conseguir un ahorro de almacenamiento adicional de hasta un 50% o más en comparación con un autogestionados solución.

Imagínese lo que el ahorro sería de saltar directamente de una solución en casa a un profesional fuera de sitio administrado solución.

Costo de acceso

Tratando de colocar un coste de una actividad interna siempre va a ser difícil, pero es sin duda vale la pena tratar de identificar el coste para la empresa. En un auto administrado la tienda - las acciones para la puesta en registros para almacenar y recuperar los artículos de la tienda siempre y cuando se necesitan los archivos se llevará a cabo por su personal. Su no sólo el tiempo y el trabajo que el personal dedicado a visitar las instalaciones de la tienda yo que también es necesario considerar el costo de oportunidad perdida de un no memember del personal la realización de sus tareas centrales. Por cada vez que se les pide que recuperar un archivo o en el lugar algunos registros adicionales en el almacenamiento que se alejarlos de trabajo de su "día". En general se asume que un coste real para una empresa de la presentación de un documento único que es tanto como £ 15 cuando se maneja internamente por su propio personal. Ahora, piense en todas esas veces en su negocio no puede localizar un archivo fuera de lugar. Recuerde que es muy poco probable que, si está ejecutando un autogestionados archivo que va a tener ningún tipo de solución tecnológica en el lugar para seguir cualquiera de los registros colocan en la tienda. Típicamente, la mayoría de los que se puede esperar será una lista escrita a mano o tal vez una hoja de cálculo. Esto aumenta grandemente el riesgo de que los registros están fuera de lugar. La ausencia de un sólido sistema de seguimiento y auditoría significa que puede suponer un coste de aproximadamente £ 90 por registro - de nuevo compuesta por el trabajo y el tiempo de los costes. Añadir en la parte superior de este coste de nuevo la oportunidad y el almacenamiento de archivos en un mismo entorno administrado puede ser bastante costoso - si nos fijamos en el coste real de hacerlo.

Ir a un servicio profesional externo de gestión de registros no sólo garantiza el precio que paga por cada tipo de acceso, pero mediante el empleo de un servicio profesional de su negocio y sus registros de empresas que se beneficien de forma masiva al situarse en un entorno donde la tecnología se emplea en cada oportunidad. Robusto software de seguimiento de códigos de barras es un requisito previo para todas las empresas profesionales de gestión de registros y el empleo de dicho software lo hace todo, pero engañar a la prueba cuando se trata de seguimiento de los archivos de la A-to-B. Con pistas de auditoría automatizada, el equipo inalámbrico de seguimiento de códigos de barras, las posibilidades de inventario masivo sus registros están en muy buenas manos.